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手帳と他のツール(ガジェット、ウェブサービス)の使い分けのコツ~3ステップで使いこなしの達人に!

こちらは、手帳とガジェットやウェブサービスを、上手に使い分けたい・使いこなしたい方のための記事です。

時間・行動をコントロールする術をブログでお伝えしています。税理士で逆算手帳・認定講師のきむら あきらこ(@k_tax)です。

世の中には、魅力的な手帳や、便利なガジェットやウェブサービスがいっぱいありますよね!

きむら

ところが、複数の手帳やガジェット等についつい手を伸ばしてしまい、どう使い分ければよいか、どう使いこなしていけばよいか、悩んではいませんか?

そこで今回は、手帳と他のツールの使い分けに関する悩みを3ステップで解消する方法をお伝えします。

では、早速みていきましょう!よろしければ最後までお付き合いください。

ツール過多から生じる3つのフラストレーション

逆算手帳・認定講師として、逆算手帳ユーザーと話をしていると、次のような悩みをよく耳にします。

逆算手帳に他の手帳、EvernoteにGoogleカレンダー…。書くものが増えてしまい、かなりストレスです。

逆算手帳と他のツールの使い分けのコツはありますか?どにに何を記録していけばいいのか、整理しきれなくなり、混乱しています。

こういったフラストレーションは、逆算手帳ユーザーに関わらず、多くの人が抱えていそうですよね。

ツール過多から生じるお悩みをまとめると、こんな感じでしょうか。

  1. 便利そうな手帳がガジェットやウェブサービスに手を出しすぎるあまり、お出かけや仕事の時、何を持ち出せばいいのか迷う。
  2. スケジュールや情報や行動のログが、色んなところに散逸してしまう。
  3. 同じ情報(例:スケジュール等)を、複数の媒体(手帳とGoogleカレンダー)に記録せねばならず、それがムダに思える。

では、この悩みを解消する「手帳とツールの使い分けのための3ステップ」について、解説していきます。

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ステップ1・手帳やガジェット等(ツール)にどういった役割を求めているのか、明らかにする

まず最初に、あなたが手帳・ガジェット・ウェブサービス(ツール)にどういった「役割」を求めているのか、明らかにしましょう。

と、いきなり言っても、ぱっと回答できる方は少ないことでしょう。

そこで次の表を見て、自分が手帳やガジェット等に求める役割にチェックをつけてみてください。

それぞれの「役割」について、簡単に補足します。

①スケジュール管理…予定やアポイントの日時の管理をするもの。

②TODOリスト・母艦…やるべきことやタスクをまずは記録し、一括して保存しておくもの。

③TODOリスト・航空機…②から、今月・今週・今日やるべきことを切り出し、目につくよう記録するもの。

④タスク(タイム)マネジメント…①により空き時間(作業可能時間)を導き出し、③により期間内(月・週・日)にやるべきことを当てはめ、期限内にタスクを終わらせるようマネジメントするもの。

⑤中長期計画…複数の年にまがたる長期的な計画を「見える化」するもの。ライフプランなど。

⑥短期計画…月単位、1年以内の計画を「見える化」するもの。年間計画など。

⑦日記…毎日の出来ごとや感想などを記録するもの。

⑧計測記録・ハビットトラッカー…体重や体脂肪率など数値を管理したいものの記録。習慣化を定着させるためのチェックリスト。

⑨メモ…打ち合わせの内容やアイデアを書き留めるためのもの。

ステップ2・使っているツールのたな卸しをする

チェックをつけることはできましたか?

(^^)ちなみにきむらはこんな感じになりました(全部やんけ!)。

次に、使っている手帳・ガジェット・ウェブサービスのたな卸しをします。

▲私は、逆算手帳、逆算読書手帳、逆算ウィークリー、Googleカレンダー、Evernote、Googleのスプレッドシート、メモ(大小2種)を使っています。

みなさんも、各種手帳やアプリ、ToodledoやTaskChuteなどのタスクマネージメントツール、デジタルメモとしてのiPadなど、色々なツールをお使いだと思います。それらを全て挙げてみましょう。

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ステップ3・「役割」に対し「ツール」を当てはめていく

次に、「役割」に対しどのツールを使っていくのか、改めて考え、当てはめていきます。

▼ちなみにきむらは、こんな感じで「役割」と「ツール」を当てはめています。


 「役割」に「ツール」を当てはめる際、意識すべきポイントは次の3つです。

① 1役割1ツールの原則

同じスケジュールをGoogleカレンダーにも紙の手帳にも書くのは、非常にストレスになります。

そこで「スケジュール管理はGoogleカレンダーに集約させよう」などと、1つの役割に1つのツールを当てがうのが原則です。

ただし「読書のノートと、他のノートを分けたい」という場合には、別々のツールを当てがって構いません。それでも、分けすぎるのは避けることをおすすめします。

② ツールの断捨離

当てはめていく過程で「なるべく数少ないツールで済ませられないか」と、考えていきます。

例えば、私の場合は「なるべく逆算手帳で完結できないか」と考え、自分の手帳まわりのシステムを構築しました。

③ アナログとデジタルの使い分け

外出する時など、なるべく荷物は少なくしたいので、ガジェットやウェブサービスは積極的に活用したいところです。

でも、クリエイティブなアイデアをひねり出すには手書き(アナログ)が良かったりします。

自分にとっての相性も踏まえ、デジタルとアナログの使い分けもこの機会に見直してみましょう。

この3つのポイントを念頭において、「役割」に「ツール」を当てはめていくことで、ツール過多から生じる3つのフラストレーションは解消されます。

どこ(ツール)に何(役割)を書くのか整理するだけで、かなりスッキリするものなんだね!

この3つのステップを実行することで、あなたの手帳・ガジェット等の活用の手がかりになれば幸いです!

まとめ

以上、手帳・ガジェット・ウェブサービス等のツールの使い分けのコツについて、お話ししました!

きむら

(1)手帳などのツールに求める「役割」を明らかにする
(2)自分が使っている手帳・ガジェット・ウェブサービス等「ツール」の棚卸しをする
(3)「役割」と「ツール」を当てはめる
こうすることで、効率の良い運用システムが確立できるはずですよ!

手帳と他のツールの使い分けを考える際に便利なように、シートを作ってみました。よろしければ、ダウンロードしてお使いください。

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