きむら あきらこのセミナー情報

仕事を効率化しあなたの時間を増やす!アナログ系時短グッズ5選!

こちらは、仕事をあらゆる面から効率化し、時短につなげたいと考えている方向けの記事です。

税理士ですが、時間術・仕事術の本も書いているきむら あきらこ(@k_tax)です。

誰もが「仕事の手間を減らし、時間を有効活用したい」と切実に考えていることでしょう。

だからこそ、色々なライフハックや時短テクニックを披露しているビジネス書やウェブサイトが、多数存在するわけです。

ところで、仕事の効率化のテクニックって、Excelのマクロを駆使するとか、クラウドを使うとか、「ITをゴリゴリ活用すること」だと思っていませんか?

私は仕事効率化のためには、ITだけでなく、アナログチックな時短術もどんどん取り入れるべきだと考えています。

きむら

そこで今回は、誰もが取り入れやすく実行しやすい、仕事に役立つアナログ系時短グッズを5つご紹介します。

よろしければ、最後までお付き合いください。

時短グッズ1:機密文書廃棄サービス

まずは、シュレッダーの代わりに機密文書廃棄サービスを使おうというご提案です。

電子化が進んでいるとはいえ、まだまだ多い紙の文書。しかも、個人情報保護や機密保持の関係で、不要となった紙の文書でも、安易に廃棄はできません。

そこで紙の文書の廃棄に使われるのが、シュレッダー(文書裁断機)です。

私も独立開業した当初
「顧客の大事な情報を扱う仕事だから!」
と、意気揚々と、でっかいシュレッダーを買って満足したものです。

ところが、実際使ってみてわかったのですが、紙の文書をシュレッダーにかけて処理するのって、けっこう時間と労力がかかります。

私のような小さな会計事務所でも、紙の量はかなりの分量になり、シュレッダーで文書を裁断する時間と人件費を考えると、とても割に合わないことが次第にわかってきました。

そこで途中から取り入れたのが、機密文書を廃棄してくれるサービスです。

▼色々な廃棄サービスがありますが、私の事務所では、ヤマトロジスティクスのECOBoxを使用しています。

こちらは先に10箱を16,000円(税別)で買い、箱に廃棄したい文書を貯めていくだけです。

箱がいっぱいになったら回収に来てもらいますが、1箱単位で回収に来てもらえる上、回収料金は既に箱代に組み込まれています。

回収後は、未開封のまま溶解処理され、溶解処理証明書もウェブ上で発行してくれるという優れモノ

安心・安全なだけでなく、突っ立て黙々と紙をシュレッダーにかける手間もかからないわけですから、まず、仕事に取り入れたいアナログ時短グッズと言えば、機密文書廃棄サービスでしょう!

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時短グッズ2:ホチキス針リムーバー

次にご紹介するのは、これまた書類関係の時短グッズ。

私の事務所でもそうしていますが、最近は書類はスキャナーにかけて保存することが多いのではないでしょうか?

その時に難儀なのが、ホチキス止めされている書類です。

戸籍謄本など、コピーやスキャンをする前にホチキス針を取る作業……地味に大変じゃありませんか?

きむら

急いで雑にやろうとすると、紙が破けちゃったりして、キーッ!ってなっちゃう…

そんな時に重宝するのが、ホチキス針のリムーバーです。

▼私はマックス リムーバ ホッチポンを愛用しています。

力を入れず・紙を傷めずホチキス針を外すことができる上、外した跡もとてもキレイ✨

スキャン後、ホチキスし直しても、お客様にまるで元の書類のままのような状態でお返しできます。

もちろん、キレイに外せるだけでなく、ホチキス付属のリムーバーよりスムーズに外せるので、時短につながることは言うまでもありません!

きむら

厚い書類用の太いホチキス針を外すことができるリムーバーもありますよ!場合によっては、両方のリムーバーを揃えておくといいかもしれませんね。

時短グッズ3:テープ糊つき封筒

さて、これは声を大にして断言したい!

封筒はテープ糊つきにすべし!!

▼封筒を買うのであれば、多少高くたって、あらかじめ封入口にテープ糊がついているものに限ります!

請求書など、一度に何通も郵便物を送る時、特に効果が絶大なることを感じます。

きむら

これがもしも、テープ糊のない封筒だったら…。糊を用意する→塗る→貼るという3ステップ!場合によっては、最初に「糊を探す」が加わって、4ステップになることも!
それが、テープをはがす→貼るという2ステップで済むわけですから!

時短に繋がるだけでなく、しっかり封かんされるというメリットもあります。書類を受け取る側としても、安心ですよね♪

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時短グッズ4:アナログ時計

時短グッズと言っていいのか?とは思いますが、時計なら、デジタル時計じゃなくてアナログ時計でしょ!と、これまた声を大にして言いたい。

なぜなら
「時間がどれくらい経過したか」
「残り時間があとどれくらいか」
が、視覚で感覚的にわかるから。

アナログ時計を常に見えるところに置いておくことで、漫然と時間を過ごすのではなく、定められた時間内で仕事をするマインドが身につくように思えます。

きむら

定められた時間内でスピーチしなきゃいけない講師の仕事にも、アナログ時計はかかせません。

セミナー会場にも持っていく、私の愛用のアナログ時計がこちら。

時間の狂いもなく、外観もちょっとレトロでおしゃれなところが気に入っています。

時短グッズ5:いたるところにメモと筆記具

最後です。

私は、仕事の効率化を妨げる大きな要因の1つは

あれ、何やろうとしていたんだっけ…

さっき、いいこと思いついたのに、忘れちゃった…

という、メモリーミスだとつくづく感じています。

きむら

忘れかけたことを思い出そうとすると、手も脳もフリーズするよね!

仮に手を動かしていたとしても、アタマの中に懸念事項があるだけで、作業は停滞します。

また、思いついたことを『後でやろう』と考えながら作業をすると、それだけで今の仕事への集中力は低下します。

かといって、作業を中断して思いついたことにその都度取り掛かっていては、仕事の効率化はのぞめません。

そこで、メモの出番です。

とにかく、やるべきことやアイデアが閃いたら、どんどんメモします。

つまり、メモすることで、脳からメモリーを一時退避させるわけです。こうすることで、集中力を妨げることがなくなります。

私は、閃いた時に「そばにメモが無い!」というストレスを避けるため、事務所のデスクサイドだけでなく、自宅の机のそばにも、食卓の上にも、枕元にも、化粧鏡の前にも、お風呂の脱衣場にも、お手洗いにも、カバンの中にも、場所ごとにノートを用意するようにしています。

カバンを変えたら「メモが無い!」ということにならないよう、メモとペンはすべてのカバンの中に入れてます。

ちなみに、スマホにメモしないのは、それこそ、お風呂とかトイレとか、どこでもメモしたいからです。

きむら

あと、人前でスマホでメモすると、SNSでもチェックしているのかと誤解され、失礼に受け取られることもあるんですよね😅紙にメモすれば、そうは思われない(笑)。

まとめ

以上、時短を叶えるアナロググッズ5選をお送りしました!

きむら

アナログ時計や、いたるところにメモを置くアイデアなんかは、家事やプライベートにも応用が利きますよ!

アナロググッズは、老若男女問わず取り入れやすいのもいいですよね。ご参考になれば幸いです。